vacature voor Office Manager Stedenbouwkundig Bureau Urbis
(20-28 uur)

De organisatie
Urbis is een toonaangevend adviesbureau op het gebied van stedebouw- en landschapskundige vraagstukken. Wij hebben gedurende ons 30-jarig bestaan een diversiteit aan projecten voor mooie opdrachtgevers mogen uitvoeren in zowel binnen- als buitenland. Onze cultuur kenmerkt zich doordat we onszelf niet te serieus nemen, maar ons vak wel! We zijn een collegiaal team dat probeert het beste uit onszelf naar boven te halen met ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en hebben daarbij respect voor elkaar. We zijn gehuisvest in een karakteristiek pand in het centrum van Rotterdam, een fijne en inspirerende werkplek.

De functie
Voor ons bureau zijn wij op zoek naar een gedreven en ondernemende
Office Manager (20-28 uur verspreid over 3 tot 5 dagen). Iemand die een kei is in het organiseren en uitvoeren van alle office ondersteunende zaken. Een uitdagende en zeer afwisselende functie waarbij je het management ontzorgt en tevens spil bent binnen de organisatie.

Kerntaken
Verlenen van secretariële en administratieve ondersteuning aan het management, dat bestaat uit het type ‘moderne professional’ en in grote mate zelfredzaam is, maar ondersteuning behoeft op het gebied van agendamanagement, mailboxbeheer, bewaken en opvolgen van actiepunten, zorgen dat gemaakte afspraken worden nagekomen, coördineren van interne projecten en beantwoorden van vragen uit de organisatie. Daarnaast bestaan de werkzaamheden uit financiële administratie zoals het maken van facturen, beheer van de kleine kas, crediteuren/debiteuren beheer en afstemming met de accountant. Veel regel- en organiseerwerk, dus! Eveneens: ondersteunen op het gebied van HR, het organiseren van bijeenkomsten en evenementen. Voeren van diverse administraties. Regelen van facilitaire zaken (pand- en voorraadbeheer, opvolgen van allerhande praktische zaken). Betrokken bij het beschrijven van procedures en werkprocessen. Ook de externe communicatie en het actief bijhouden van de website en social media behoort tot de taken.

Succesfactoren
HBO werk- en denkniveau. Ervaring in een soortgelijke functie binnen een organisatie met hoog opgeleide professionals, bij voorkeur werkend binnen de creatieve sector. De ideale kandidaat bevindt zich op trede 2 of 3 van de carrièreladder en kan en wil zich nog volop ontwikkelen. Heeft affiniteit met stedenbouw en/of architectuur. Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels. Kennis van Duits en Frans is een pré. Vaardig met automatisering; werken met verschillende devices en thuis in (cloud)software waaronder Office 365 (MS Office, Skype, WordPress). Website beheer en social media.
Een prettig persoon met een open karakter. Enthousiast, communicatief vaardig, prettig assertief. Een ondernemend persoon die proactief en oplossingsgericht te werk gaat en niet afwachtend is Slagvaardig, efficiënt, snel in denken en doen. Positieve grondhouding en flexibel. Goed in het behouden van overzicht en het aanbrengen van structuur. Accuraat. Discreet.

Wat bieden wij
– Een marktconform salaris
– 30 vrije dagen op jaarbasis (voor voltijdscontract, naar rato bij parttime)
– Deelname aan een pensioenfonds
– Reiskostenvergoeding woon/werk
– Een uitdagende & zelfstandige baan binnen een prettig team
– Mogelijkheid tot parttime werken

Interesse?
Dan zien we je sollicitatie met belangstelling tegemoet. Stuur je motivatie en CV voor 14 januari 2019 per e-mail naar administratie@urbis.nl

Voor meer informatie of vragen kun je telefonisch contact opnemen met Mariska Valk via 06 212 02 930.

Urbis bureau voor stadsontwerp
Crooswijksesingel 50F
3034 CJ Rotterdam